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¿Qué deberían tener en cuenta las pequeñas y grandes empresas a la hora de elegir una solución de nómina?

 
 

Tanto si perteneces a una empresa grande como a una empresa pequeña, probablemente hayas debatido si es mejor invertir en un software de nómina o si bien es mejor externalizar el proceso de gestión de nómina y administración de personal.  

Muchas empresas suelen dar por hecho que gestionar internamente las nóminas es la alternativa más económica o que la externalización está reservada a las grandes empresas. Sin embargo, la externalización de la totalidad o parte del proceso de gestión de nóminas tiene el potencial de permitir, incluso a las pequeñas empresas, ahorrar una cantidad significativa de dinero a largo plazo, además de incrementar su eficiencia.  

Una vez hayas tomado la decisión de invertir en el proceso de gestión de nóminas tienes tres alternativas bien diferenciadas:  

  • Utilizar una solución de software de forma interna
  • Elegir una solución processing que te permita externalizar parcialmente la gestión de la nómina pero conservar algunas tareas internamente
  • Optar por un modelo completamente externalizado, de tal modo que un proveedor externo gestione el proceso de cálculo de nómina así como la administración de personal.
 
 

Pero, ¿cuál es la solución más adecuada para tu empresa? He aquí algunos factores clave a tener en cuenta:

Ahorro de dinero

Las empresas que gestionan su nómina internamente pueden gastar, de media, un 18 % más que las que externalizan el servicio. [1] Las pequeñas y grandes empresas suelen utilizar software de nómina para evitar gastos de externalización, pero podrían no contabilizar el tiempo dedicado a determinadas tareas. La externalización del proceso de nómina reduce ese tiempo y permite a las empresas dedicarse a iniciativas más estratégicas.

[1]The hidden reality of payroll & HR administration costs, PWC, enero de 2011.

Ahorro de tiempo

A medida que crece su negocio, la gestión interna de nóminas es cada vez más compleja y laboriosa. Los Directores Generales de las pymes pierden alrededor de una quinta parte de su semana laboral en tareas relacionadas con Recursos Humanos, un tiempo valioso que podrían dedicar a su actividad principal. 

Legislación

La gestión interna de la nómina supone una mayor exposición a los cambios normativos y a posibles sanciones, especialmente en territorios con distinta legislación. Tu equipo debe tener los conocimientos necesarios para garantizar el cumplimiento normativo, aunque la legislación evolucione.   Si trabajas en varios países o sí sólo tienes una persona para la gestión de nóminas, la externalización reduce el riesgo de sanción y la presión de tenerse que mantener al tanto de los cambios normativos.

Tipos de personal

La gestión interna de la nómina puede ser una buena opción para aquellas empresas con una baja rotación de personal y con salarios anuales fijos.   Pero la gestión interna se complica rápidamente con empleados que cobran por hora, disparando el tiempo invertido en gestionar la nómina y el potencial riesgo de errores humanos. En este caso, la externalización de la nómina o la contratación de una empresa de gestión podría ser la mejor alternativa. 

Integración

El uso de un software interno de nómina parece una forma sencilla de garantizar la integración entre la nómina y otros programas y sistemas financieros.   Pero no todo el software se integrará en su actual software de recursos humanos y nómina. Si no es así, puede acabar tratando con distintos proveedores y tipos de datos.    Incluso los proveedores «integrados» solo se encargan de la transferencia de datos entre sistemas, y si una conexión falla puede ser difícil localizar el problema.

 
Los gestores internos que calculan las nóminas cada dos semanas invierten una media de seis semanas o 235 horas más en tareas esenciales sobre nóminas que las empresas que las externalizan           In-house Processor Study, ADP, 2012
 

¿Qué solución es la más adecuada para ti?

 
 

Es un error común pensar que solo las grandes empresas externalizan la nómina o trabajan con un proveedor de gestión de nóminas. En realidad, muchas empresas se encuentran con la necesidad de replantearse cómo gestionar el proceso de nómina.   Estos son algunos escenarios comunes que llevan a las empresas a considerar la externalización:  
 

  1. Un negocio de hostelería espera que las ventas se disparen durante la temporada vacacional y deberá contratar personal adicional
  2. Una empresa necesita enviar personal para montar una nueva oficina en un nuevo mercado y precisará empleados familiarizados con la legislación local
  3. Una empresa introduce un nuevo sistema de bonificación para sus altos directivos y precisa entender las implicaciones desde un punto de vista fiscal


Cada una de estas empresas tiene la opción de utilizar un software interno de nómina o bien externalizar la totalidad o parte de sus procesos de nómina.   

 
 

Todo depende de las necesidades de tu empresa:

 

1. Tengo un equipo con contratos diversos / necesito una plantilla flexible (trabajadores permanentes frente a temporales y estacionales):

 
 

Software gestionado internamente

No todo el software de nómina puede gestionar equipos con diferentes tipos de contrato. El software de nómina debe integrarse con su software de Gestión de Tiempo y Ausencias para ofrecer un servicio adaptado tanto para a los trabajadores permanentes como para los temporales.
Incluso aunque su software pueda hacerlo, su equipo de administración de personal podría tener problemas en caso de tener que contratar muchos empleados rápidamente.  

 
 

Externalización de nóminas (gestión o externalización completa)

Los módulos de Gestión de Tiempos y Ausencias de ADP están totalmente integrados con el Sistema de nómina, de tal modo que todos los datos se almacenan y gestionan en un único lugar.

 
 

2. Estamos a la espera de que se adopte una nueva normativa en los mercados en los que operamos:

 
 

Software gestionado internamente

Los equipos de nómina deben mantenerse al tanto de los cambios normativos en los distintos mercados y saber cómo afectan a su configuración de la nómina. Dejar este trabajo en manos de una o dos personas expone a su empresa a los errores humanos. También experimentará una enorme laguna en su conocimiento legislativo en caso de que un miembro de su equipo de nómina deje la empresa o esté de baja por enfermedad.

 
 

Externalización de nóminas (gestión o externalización completa)

ADP cuenta con expertos en nómina en más de 100 países, para que siempre esté al día en cuestiones normativas. Cuando se aprueban nuevas normas, ADP dedica el tiempo necesario a familiarizarse con ellas e introducir los cambios necesarios, para que su empresa pueda centrarse en las tareas que impulsan su negocio.
Más información acerca del cumplimiento normativo

 
 

3. Quiero integrar diferente información de forma automática en mi nómina, como bonificaciones, retenciones, gastos y vacaciones

 
 

Software gestionado internamente

No todos los sistemas de nómina se integran automáticamente con las aplicaciones de finanzas y recursos humanos. Si es el caso de su software, puede acabar gestionando una gran variedad de sistemas que provoque confusión. Así, los datos de sus empleados acabarán repartidos por distintas plataformas, lo que plantea un riesgo potencial para la seguridad de sus datos. 

 
 

Externalización de nóminas (gestión o externalización completa)

ADP cuenta con una serie de servicios complementarios a la nómina como la evaluación del desempeño así como el registro de Vacaciones y Ausencias. Esto significa que usted solo debe introducir sus datos una vez, con el ahorro de tiempo que eso le supone cada mes, y solo hay un proveedor a quien llamar en caso de tener problemas o preguntas.

 
 

4. Voy a ampliar mi negocio a nuevos mercados

 
 

Software gestionado internamente

En primer lugar, compruebe que su proveedor de software opera en el nuevo mercado. Compruebe que dispone del conocimiento de la legislación local para poder ayudarle. ¿Qué pasa si paga a su personal en monedas diferentes? ¿Qué legislación local necesita será realmente relevante? La gestión interna significa que debes valorar todos estos aspectos.

 
 

Externalización de nóminas (gestión o externalización completa)

Para crecer rápidamente en otros mercados, necesita plataformas sólidas y gente experta para mantener el sistema de nómina en perfecto funcionamiento. ADP dispone del conocimiento y la experiencia necesaria para gestionar la nómina en más de 100 países, de modo que pueda crecer y avanzar fácilmente.
Más información acerca de las nóminas transfronterizas

 
 

ADP puede ayudar…

 
 

Adaptado a tus necesidades

El software de gestión de nómina de ADP puede adaptarse a su negocio.

  • SaaS+ / Processing Services: ADP se encarga del alojamiento de la plataforma, de la gestión de actualizaciones y de proporcionar acceso 24x7 al entorno. El cliente se encarga de la explotación de la plataforma, controlar el proceso y verificar los resultados.
  • Managed Services (MS) / BPO: ADP se encarga del alojamiento de la plataforma, de la gestión de actualizaciones, de proporcionar acceso 24x7 al entorno y además nos encargamos de la explotación de la plataforma, controlar el proceso y verificar los resultados.
  • Comprehensive Services (COS): ADP se encarga del alojamiento de la plataforma, de la gestión de actualizaciones, de proporcionar acceso 24x7 al entorno, de la explotación de la plataforma, controlar el proceso, verificar los resultados y además de proporcionar a tus empleados un servicio de soporte para sus consultas de nómina (sólo disponible para ADP® GlobalView).

 

 
 

Integración en todos tus procesos

El sistema de nómina de ADP se integra a la perfección con todo tipo de procesos como la gestión de Tiempos y Ausencias. También tiene la opción de integrar la gestión del talento a medida que crezca su negocio. 

 

 
 

Cualquier dispositivo, en cualquier momento

Tanto empleados como Managers pueden acceder a sus datos desde cualquier dispositivo, de modo que es fácil añadir y editar la información desde cualquier lugar. 

 

 
 

Líder en servicios BPO de nómina

Por quinto año consecutivo, ADP logró el primer lugar en el informe Magic Quadrant sobre externalización de procesos de nómina de Gartner, por delante de otros siete proveedores de nómina; más información aquí.

 

 
 

Ponte en contacto con nosotros para hablar sobre las ventajas de la externalización

 

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