Ponte al día sobre el RGPD.
Descubre todo lo que las empresas necesitan saber con Cecile Georges (Responsable de Protección de la Privacidad en ADP) y Emeline Bissoni (Responsable de Protección de la Privacidad en la Región de EMEA, ADP).
Muchas empresas están centrando sus esfuerzos de cumplimiento del RGPD en sus datos externos. Están revisando sus procesos y sistemas para asegurarse de que tienen cubiertos los nuevos derechos de los clientes.
Sin embargo, la nueva normativa también afecta los datos que las empresas tienen de sus empleados.
Tras el 25 de mayo de 2018, deberás demostrar a los reguladores que has incluido la documentación de nómina y RR.HH. en tu estrategia de cumplimiento, que deberían estar siempre sobre la mesa cuando se hable del RGPD, junto con finanzas, IT y operaciones.
Desde el momento en que un candidato llega por primera vez a una entrevista hasta el momento en que se va de la empresa, se recogen montones de datos de esa persona. Datos que, según el RGPD, el empleado puede solicitar en cualquier momento. Y ahora, esos son todos los datos cuya consulta pueden solicitar, en cualquier momento. Estos son algunos escenarios para los que debéis estar preparados.
Durante el proceso de selección se reciben muchísimos datos personales. CV, documentación, impresos de solicitud, escritos personales. ¿Cuál es la política de la empresa respecto a la custodia y gestión de toda esa documentación? Cuando un empleado potencial se presenta a una entrevista, probablemente todavía se le pedirán más datos personales, por ejemplo fotografías. ¿Cómo demuestras que el candidato ha dado su consentimiento? Si el candidato no es contratado ¿qué se hace con sus datos? ¿durante cuánto tiempo los conserva la empresa? Cuando un candidato es contratado y se convierte en empleado, ¿tiene la empresa un proceso definido para trasladar los datos de la base de datos del proceso de selección a la base de datos de los empleados? ¿o la información queda duplicada en ambas bases de datos?
El RGPD da a los empleados el derecho de que sus datos personales sean eliminados. Sin embargo, las empresas tienen otras normativas con las que tienen que cumplir que exigen que se conserve cierta información, como los datos financieros. Así, si un empleado pide que se eliminen todos los datos de sus nóminas, ¿sabrías cómo responder? ¿Podrías ocultar o encriptar los datos para poder cumplir con ambos requisitos?
Recuerda que el RGPD afecta a todos los sistemas internos y las aplicaciones en las que se procesen datos personales de los empleados. De modo que los sistemas de la empresa tienen que cumplir con dicho reglamento en su totalidad. ¿Estás seguro de que has contemplado todos los aspectos de los datos de los empleados, desde las reclamaciones de gastos y los registros de viajes hasta la información médica y dental?
Ahora, tendrás que ser transparente sobre el modo en el que se procesan los datos personales. La empresa deberá presentar al personal y a los solicitantes avisos de privacidad en los que se especifique la finalidad y la base legal de dicho procesamiento y si dichos datos van a ser transmitidos fuera de la UE.
Hay muchas otras situaciones que se pueden dar en RR.HH. que deberás tener en cuenta cuando la empresa planifique su adaptación al RGPD y que se indican en este modelo de Auditoría de los datos de los empleados. El modelo se basa en un ciclo de vida típico de un empleado e incluye consejos útiles para la evaluación del riesgo actual de incumplimiento e identificar los próximos pasos a dar.
Nos hemos sumergido en la mayor reorganización de la legislación europea en materia de protección de datos en 30 años. ADP puede ayudarte a demostrar que estás abordando activamente los principales elementos del RGDP, reduciendo el riesgo de importantes sanciones.
Escoge entre nuestra gama de soluciones de gestión de RR.HH. y nóminas que cumplen con el nuevo reglamento... desde la selección del personal y sistemas de control horario hasta plataformas para la gestión de nóminas plurilingües y multidivisas. Cada solución está diseñada para ser un complemento a tu configuración actual o una solución en sí misma.
La seguridad y la protección de la privacidad son el eje central de nuestra misión. Si necesitas ayuda para escoger la mejor manera de proceder, nuestro equipo de expertos puede analizar tu sistema actual y recomendarte una opción que se ajuste a tus objetivos. Además, siempre estarán disponibles para responder a tus preguntas.
Sabemos que cuando se trata del cumplimiento del RGPD, hay que tener cubiertos muchos aspectos. Así que, ¿por qué no dejas que nosotros nos ocupemos de los sistemas de RR.HH. y nóminas?
Sabemos que a medida que las empresas responden a las últimas normativas, las propias normas pueden también evolucionar. Por eso, seguimos actualizando nuestras soluciones para garantizar la seguridad y la privacidad de tus datos.
“ Cuando uno piensa en la cantidad de datos personales que generamos a lo largo de nuestra carrera profesional, puede que empiecen a sonar las alarmas. Pero, ¿por dónde deben empezar las empresas a cumplir la normativa sobre protección de datos personales a partir de mayo de 2018? Georges, Global Chief Privacy Officer de ADP, habla sobre las preguntas que necesita responder. „