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gestión del tiempo y el trabajo

Cómo elegir una solución de gestión del tiempo para tu empresa

Publicado por: ADP

18/06/2019

 
 

Las soluciones de gestión del tiempo pueden ser específicas para cada sector, pero hay necesidades comunes a varios de ellos

"Quienes hacen el peor uso de su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad", afirma Jean de La Bruyère en Les Caractères.

El tiempo desempeña un papel importante en todos los aspectos de la vida, desde dedicarlo a la familia y los amigos durante el fin de semana, a llegar puntual a una reunión importante entre semana. En el ámbito de los RR. HH., el registro del tiempo y las ausencias es importante para supervisar el desempeño de la empresa, gestionar las nóminas y mantener a los clientes satisfechos. Sin embargo, gestionar tu tiempo no debería ser una tarea tediosa.

El instituto de investigación ADP Research Institute concluyó que más de dos tercios de los líderes empresariales mundiales querían un sistema de RR. HH. más unificado. Muchas organizaciones gestionan una media de 33 sistemas de nóminas y 31 de RR. HH. Sin embargo, contar con una suite de software y servicios de RR. HH. puede agrupar los diferentes sistemas y mejorar la productividad del departamento de RR. HH., reduciendo así el tiempo que se dedica a la gestión de las diversas plataformas.

Mientras que el tiempo y las ausencias se pueden supervisar de manera diferente en distintos sectores, implementar una suite de RR. HH. en cualquier empresa puede vincular sin problemas los sistemas dedicados al control de tiempo y ausencias al procesamiento de nóminas, lo que mejora la eficacia del departamento de RR. HH. Pero una gestión precisa del tiempo no solo tiene que ver con las nóminas. Contar con un planteamiento integral para el registro de los datos de los empleados también es útil para medir el desempeño y gestionar el talento, así como para ayudar con la facturación de los clientes.

 

La búsqueda de la solución de gestión del tiempo correcta

Mediante la gestión del tiempo y el trabajo las empresas garantizan que las tareas se realicen de forma puntual y ayudan a mantener la eficacia del equipo humano1. Cuando tengas que elegir el sistema de gestión del tiempo adecuado para tu empresa, asegúrate de que el software de control de tiempo y ausencias cumpla los siguientes requisitos2:

  • Aporte información esencial de la estrategia comercial de tu empresa
  • Satisfaga las exigencias del equipo humano para ayudar a aumentar la retención de empleados
  • Movilidad: la solución debe funcionar en cualquier dispositivo, lugar y momento
  • Funciones de ahorro de tiempo: debe ahorrar tiempo al equipo de RR. HH. y nóminas con el fin de que estos se puedan dedicar a abordar las necesidades de los empleados de forma proactiva.

La precisión en los registros de tiempo es importante, mucho más en las empresas en las que se cobra a los clientes por hora o por servicios contratados. No obstante, completar registros de tiempo puede ser una tarea laboriosa y, dependiendo del sistema, a veces puede llevar un tiempo que los empleados no pueden asumir fácilmente. Cuando se implementa un sistema de gestión del tiempo, debes facilitar a tus empleados el acceso al mismo y su uso, permitiéndoles la flexibilidad que estos requieren.

 

Cómo afecta el sector al enfoque de la gestión del tiempo

El sector en el que operas o los servicios que ofrece tu empresa afectarán a tu enfoque con respecto a la gestión del tiempo, algo que, a su vez, afectará al tipo de software de gestión del tiempo que necesites.

Las agencias de relaciones públicas y publicidad, los despachos de abogados y los contables suelen facturar a sus clientes con un sistema basado en horas o tiempo, por lo que la precisión en el control del tiempo es fundamental. Del mismo modo, algunas agencias de relaciones públicas y publicidad también pueden trabajar por contratos y necesitar registrar el tiempo para contrastarlo con el presupuesto del cliente. Aunque el registro y la gestión del tiempo son importantes en estas situaciones, los empleados deben poder utilizar el sistema de control de tiempo de forma fácil, pero sin que ello afecte negativamente a su eficacia y productividad.

Otros sectores, como el sanitario y el hostelero, suelen funcionar con sistemas de turnos. Al haber personas que empiezan y finalizan sus jornadas a horas diferentes, puede resultar complicado controlar los horarios del personal. Estas empresas necesitan contar con sistemas precisos de gestión del tiempo que ofrezcan actualizaciones en tiempo real, de forma que puedan ver quién está de turno, quién no y quién está de permiso. Con una suite de soluciones de RR. HH. el análisis de esta información también puede ayudar a la futura programación de los turnos y la gestión de los equipos.

Independientemente del sector en el que trabajes, es importante que cualquier solución de gestión del tiempo que utilice tu empresa anteponga al empleado a cualquier otro aspecto. Se supone que una solución de gestión del tiempo de calidad debe mejorar la eficacia y la productividad de los empleados; pero, si el sistema es difícil de usar y requiere una gran inversión de tiempo, arruina el mero propósito de tenerlo.