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soluciones de tiempo y ausencias

Obrero u oficinista, ¿tiene que diferenciar la gestión del tiempo?

Publicado por: ADP

4/06/2019

 
 

Quizás las soluciones de gestión del tiempo no sean genéricas.

La famosa cita de Benjamin Franklin «recuerda que el tiempo es dinero» apareció en Consejos a un joven comerciante, escritos por uno viejo,1 pero sois vosotros, los empleadores, quienes habéis estado constantemente buscando maneras de mejorar la gestión del tiempo.

El concepto de registro de fichaje de entradas y salidas realmente no se extendió hasta la época de la industrialización. La productividad de los trabajadores del campo dependía de las estaciones, del tiempo y de la cantidad de horas de luz. La fabricación industrial cambió todo eso y trajo consigo inventos como el reloj de fichar, patentado por un joyero de Nueva York, para medir las horas de los empleados.

El registro de fichaje de entradas y salidas, que funcionó bien como medida para las fábricas del siglo XX

con los denominados obreros de las líneas de producción, puede seguir funcionando para trabajos en los que se paga a los empleados simplemente por las horas trabajadas. Obviamente, hoy día tenemos todo tipo de soluciones sofisticadas de tiempo y ausencias. El acto de fichar con el reloj ha sido sustituido por la biometría y las tarjetas electromagnéticas. Sin embargo, el tiempo que pasen los trabajadores físicamente en su puesto puede seguir siendo una medición válida para calcular con precisión el pago y otros beneficios.

El mayor cambio que ha aportado nuestra época de la información ha sido probablemente lo que se suele denominar como empleos de oficinista. En muchos roles puede ser difícil medir la productividad en base a cuántas horas pasan los trabajadores en sus despachos. La gestión del tiempo y el trabajo se ha convertido en una parte sofisticada de la estrategia de una empresa.

Una solución inadecuada de tiempo y ausencias puede afectar a la productividad 

Más allá de la capacidad de controlar costes y tomar decisiones importantes sobre recursos, las compañías necesitan actualmente mantener el compromiso de los empleados. Ahora los trabajadores esperan cambios en su lugar de trabajo (el cual puede que ya no sea un sitio fijo), lo que ha afectado especialmente a los oficinistas.

Un informe del Instituto colegiado de personal y desarrollo (CIPD por sus siglas en inglés) revela que «los responsables de elaborar políticas, los empleadores y los empleados deben trabajar juntos para:

  • Crear caminos mejor definidos para el crecimiento profesional.
  • Dar acceso a trabajo flexible.
  • Mejorar la gestión de las líneas y las capacidades de Recursos Humanos.
  • Revisar el diseño de los empleos y la cultura corporativa para reducir el estrés y la carga de trabajo excesiva.
  • Apoyar la salud mental y el bienestar general». 2

Unos servicios inadecuados de tiempo y ausencias no harán nada de eso, mientras que una solución de gestión del tiempo, como parte de tu suite integrada de soluciones de Recursos Humanos, podría ayudarte a alcanzar todas esas metas.

Usar una solución de gestión del tiempo inadecuada puede hacer que los empleados trabajen más de la cuenta y pierdan compromiso, pudiendo además afectar a los clientes. Los clientes de hoy día esperan un informe preciso del tiempo que se invierte en ellos. Saben que es posible desglosarlo y quieren conocer qué se ha hecho, cuándo se ha hecho y cuánto tiempo se ha tardado en hacerlo.

Por supuesto, lo que los clientes quieren saber realmente es si están sacando provecho a su dinero, y analizar la manera en que trabajamos puede ayudar a ello. Los dispositivos móviles y la nube han hecho que ya no se necesite un lugar de trabajo fijo, lo que ha llevado a varias compañías a plantearse las prácticas laborales modernas como el trabajo desde casa, los horarios flexibles, la autogestión de los turnos y el teletrabajo. Estas prácticas pueden aumentar la eficiencia de una organización permitiendo a los empleados trabajar cuando sean más productivos e impulsando su compromiso. También puede ser un avance para apoyar la salud mental y el bienestar general, ya que se puede reducir la presión en los empleados y mejorar la conciliación laboral. El CIPD también informa de que «solo el 45 % de los empleados trabajan hoy día en la oficina central de la compañía la mayor parte del tiempo».3 La Fundación laboral de la Universidad de Lancaster (Reino Unido) prevé que el 70 % de nosotros habremos adoptado un modo de trabajo móvil ya para 2020.4

La BBC informó recientemente sobre los esfuerzos de PwC por atraer a talento más capacitado y diverso diciendo a los contratados que podían trabajar cuando quisieran, ya fueran unas pocas horas a la semana o algunos meses al año.5

Si tu empresa dispone de una de las muchas suites integradas de Recursos Humanos, podrías utilizar los datos de gestión del tiempo para informar al resto del área de RR. HH. El acceso a datos actualizados y precisos puede ayudarte a analizar, informar y tomar decisiones que afecten al desarrollo profesional y a la carga de trabajo de los empleados.

El término inglés «white collar» (oficinista, aunque literalmente significa «cuello blanco») ya no es adecuado

Este procede de la época en la que los trabajadores llevaban monos (a menudo azules) o trajes con camisas blancas. En cambio, hoy día los empleos «no manuales» siguen siendo muy frecuentes en el sector servicios, aunque hay varios métodos de facturación distintos. Un arquitecto con una pajarita alrededor del cuello puede cobrar de manera muy diferente a la de una diseñadora con un pañuelo de seda alrededor del suyo. Unos pueden cobrar por horas, otros por proyectos, o bien los importes pueden depender de los resultados.

También necesitamos soluciones de gestión del tiempo para un nuevo equipo humano. Un informe de 2017 de McKinsey sugería lo siguiente: « [...] se avecinan cambios importantes que podrían igualar o incluso superar el nivel de los cambios históricos en la agricultura y la industria. Nuestra situación invita a pensar que en 2030, entre 75 y 375 millones de trabajadores (entre un 3 y un 14 % del equipo humano global) tendrán que cambiar de categoría laboral». 6

Incluso hoy, los oficinistas no son solo abogados o contables, sino que son analistas de datos, responsables de transformación digital, diseñadores de experiencias de usuario y cientos de otras ocupaciones, muchas de las cuales tienen distintas maneras de trabajar y facturar.

Hay soluciones de tiempo y ausencias adecuadas para compañías que adoptan prácticas de trabajo flexible, con opciones para todas las industrias y sectores. Encontrar una solución basada en la nube te proporcionará la escalabilidad y la flexibilidad necesarias para satisfacer las necesidades futuras. La solución correcta te ayudará a lograr una facturación al cliente precisa, a controlar los costes y a minimizar los riesgos relacionados con el cumplimiento.

Incluso si solo buscas un sistema de registro de tiempo relativamente sencillo «para asalariados», es importante encontrar uno que sea fácil de usar por los empleados. No mires solo las funciones que ofrece la solución, piensa también en lo que necesita tu compañía. Invierte un poco de tiempo buscando los distintos servicios de tiempo y ausencias disponibles y podrás lograr un sistema que se adapte a tu empresa y a tu presupuesto.

 

  1. https://founders.archives.gov/documents/Franklin/01-03-02-0130
  2. https://www.cipd.co.uk/knowledge/work/trends/uk-working-lives
  3. http://www.hrmagazine.co.uk/article-details/on-the-clock-time-and-attendance-tools
  4. http://www.theworkfoundation.com/wp-content/uploads/2016/02/398_Working-Anywhere.pdf
  5. https://www.bbc.co.uk/news/business-45353786
  6. https://www.mckinsey.com/~/media/McKinsey/Featured%20Insights/Future%20of%20Organizations/What%20the%20future%20of%20work%20will%20mean%20for%20jobs%20skills%20and%20wages/MGI-Jobs-Lost-Jobs-Gained-Report-December-6-2017.ashx